Puede tornarse abrumador el flujo que inicia en el hogar al llevar un registro de todas las facturas, cartas, formatos de reclamo y otros documentos tras un diagnóstico de cáncer. Pero la labor de llevar el registro preciso de las facturas, los reclamos de seguro médico y los pagos ayuda a que las familias administren mejor su dinero y reduzcan los niveles de estrés. Algunas familias cuentan ya con su propio sistema para llevar un control de sus registros y finanzas, y sólo requieren agregar nuevos archivos. Otras puede que tengan que idear un plan de control de todos los trámites y documentos.

La gestión de registros también es importante para quienes desean aprovechar las deducciones fiscales disponibles al momento de declarar sus impuestos de forma desglosada. El Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS por sus siglas en inglés) ofrece información y publicaciones sin costo sobre las exenciones de impuestos para los gastos de tratamiento contra el cáncer (consulte la sección “Para obtener más información”). Estas reglas suelen modificarse con el tiempo, por lo que el IRS es la mejor fuente para consultar la información más actualizada.

Mantenga un registro con todo lo siguiente:

• Facturas médicas de todos los proveedores de servicios médicos; escriba la fecha en que recibió la factura en cada una de ellas.
• Reclamaciones tramitadas, incluyendo fecha del servicio, médico y fecha de tramitación.
• Reembolsos (pagos que usted recibe de las compañías aseguradoras) recibidos y explicaciones de los beneficios.
• Fechas, nombres y resultados de llamadas telefónicas, correspondencia o mensajes de correo electrónico para las compañías de seguro y otras entidades.
• Los gastos médicos que no fueron reembolsado, los que están pendientes de procesarse por la compañía aseguradora y los relacionados al tratamiento.
• Gastos de comida y alojamiento.
• Traslados hacia y desde el consultorio médico, lugar de tratamientos, centros de atención médica (incluyendo el costo incurrido en gasolina, kilometraje / millaje, uso personal del vehículo, taxi, autobús, transporte médico o ambulancia).
• Admisiones, visitas clínicas, análisis de laboratorio, pruebas de diagnóstico, procedimientos y tratamientos.
• Medicamentos administrados y suministro de los medicamentos de receta.

A continuación se ofrecen algunas ideas que son útiles para llevar un control de registros:

• Decida quién en la familia es la persona que llevará el registro o cómo será compartida dicha tarea.
• De ser necesario, busque la ayuda de un pariente o amigo. Esto puede ser especialmente importante para personas solteras o que viven solas.
• Establezca un sistema para almacenar todo en un archivero, cajón, caja o carpeta o expediente.
• Revise las facturas tan pronto las reciba y anote cualquier pregunta sobre los cargos.
• Revise todas las facturas y las explicaciones de los beneficios que han sido pagados para asegurarse que todo esté correcto.
• Pague las facturas mediante cheques de ser posible. De esta manera se contará con un registro de los pagos.
• Guarde y archive todas las facturas, recibos de pago y explicaciones de los beneficios. Hable con su banco o cooperativa sobre cómo obtener copias de cheques cancelados cuando se requiera.
• Lleve un registro diario de eventos y gastos, una agenda con suficiente espacio para hacer anotaciones puede resultar útil.
• Mantenga una lista de los integrantes de su equipo de atención médica contra el cáncer y todas las personas con las que tiene contacto con sus números telefónicos y de fax, así como direcciones de correo electrónico.
• Investigue qué es lo que se puede deducir de los impuestos para asegurarse de conservar los originales de estos registros (refiérase a la sección “Para obtener más información” para conseguir el número del Servicio de Recaudación de Impuestos, IRS).