Cómo mantener los registros del seguro médico cuando alguien tiene cáncer

Después de un diagnóstico de cáncer, puede tornarse abrumador mantener un registro de las facturas, cartas, formatos de reclamo y otros documentos que llegan al hogar. Pero la labor de llevar el registro preciso de las facturas, los reclamos de seguro médico y los pagos ayuda a que las familias administren mejor su dinero y reduzcan los niveles de estrés. También es muy útil mantener un registro para cuando haya preguntas, tales como discrepancias o errores al facturar o registrar los pagos.

Diseñe un sistema

Algunas familias ya cuentan con su propio sistema para llevar un control de sus registros y finanzas, y sólo requieren agregar nuevos archivos. Otras puede que tengan que idear un plan de control de todos los trámites y documentos.

Un método consiste en mantener una simple libreta con etiquetas para cada mes. Esta es una manera fácil de mantener un registro de las facturas, seguro médico, los pagos y los formularios de explicación de beneficios. Otra forma es escanear los formularios y mantenerlos en los archivos electrónicos. Algunas personas simplemente colocan todo en una caja y organizan los papeles cuando tienen tiempo.

La gestión de mantener registros también es importante para quienes quieren aprovechar las deducciones fiscales al momento de declarar sus impuestos de forma desglosada. El Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS, por sus siglas en inglés) ofrece información y publicaciones sin costo sobre las exenciones de impuestos para los gastos de tratamiento contra el cáncer. Estas reglas suelen modificarse con el tiempo, por lo que el IRS es la mejor fuente para consultar la información más actualizada.

Mantenga un registro con todo lo siguiente:

  • Facturas médicas de todos los proveedores de servicios médicos; escriba la fecha en que recibió la factura en cada una de ellas
  • Recibos de los pagos realizados en persona o electrónicamente
  •  Reclamaciones tramitadas, incluyendo fecha del servicio, nombre del médico y fecha de tramitación.
  •  Reembolsos (pagos de compañías aseguradoras) recibidos
  •  Formularios de explicación de beneficios
  •  Fechas, nombres y resultados de llamadas telefónicas, correspondencia o mensajes de correo electrónico dirigidos a las compañías de seguro y otras entidades.
  •  Los gastos médicos que no fueron rembolsados, los que están pendientes de procesarse por la compañía aseguradora y los relacionados con el tratamiento.
  •  Gastos de comida y alojamiento.
  •  Traslados hacia y desde el consultorio médico, lugar de tratamientos, centros de atención médica (incluyendo el costo incurrido en gasolina, kilometraje / millaje, uso personal del vehículo, taxi, autobús, transporte médico o ambulancia).
  •  Admisiones, visitas clínicas, análisis de laboratorio, pruebas de diagnóstico, procedimientos y tratamientos.
  • Medicamentos administrados y recetas despachadas.
  • Mantenga una copia del Resumen de los Beneficios de su plan médico de modo que pueda utilizarlo como referencia si tiene preguntas acerca de la cobertura.
  • Si usted tiene Medicaid o su hijo tiene CHIP, guarde copias de todas las cartas y formularios que le envíen. A menudo estas cartas y formularios contienen información valiosa sobre apelaciones, números de casos, y nombres de contactos que puede necesitar más adelante.
  •  También querrá mantener una copia de sus formularios completados de renovación anual como referencia, y así sabrá la próxima fecha de vencimiento. De esa manera, usted puede llamar si no recibe los formularios de renovación a tiempo.

Consejos para el mantener un registro:

  • Decida quién en la familia es la persona que llevará el registro o cómo será compartida dicha tarea.
  • Pida ayuda a un familiar o amigo, si la necesita. Esto puede ser especialmente importante para personas solteras o que viven solas.
  • Establezca un sistema de archivo. Utilice un archivador, gaveta, caja, carpetas, sobres con secciones, cuadernos de hojas sueltas, carpetas electrónicas, o lo que funciona mejor para usted.
  • Revise las facturas tan pronto las reciba y anote cualquier pregunta sobre los cargos.
  • Revise todas las facturas y las explicaciones de los beneficios que han sido pagadas para asegurarse que todo esté correcto.
  • Algunas personas prefieren pagar las facturas con cheques para mantener un registro claro del pago. Si paga las facturas por Internet, usted puede guardar electrónicamente las copias de los pagos en su computadora, o imprimir los comprobantes de pago.
  • Guarde y archive todas las facturas, recibos de pago y explicaciones de los beneficios. Si usted paga con cheques, su banco o cooperativa de crédito puede indicarle como obtener copias de cheques cancelados cuando se requiera. Si tiene acceso a su cuenta bancaria por Internet, imprima o grabe copias electrónicas de los pagos en línea (y mantenga copias de seguridad). Puede que le cobren un cargo, si necesita obtener cheques cancelados o comprobantes de pago en línea de su banco o compañía de tarjeta de crédito.
  • Lleve un registro diario de eventos y gastos, una agenda con suficiente espacio para hacer anotaciones puede resultar útil. Si utiliza un calendario electrónico, asegúrese de mantener una copia de seguridad.
  • Usted también querrá mantener la información de contacto del administrador de su seguro de salud.
  • Mantenga una lista de los integrantes de su equipo de atención médica contra el cáncer y todas las personas con las que tiene contacto con sus números telefónicos y de fax, así como direcciones de correo electrónico para cuando tenga preguntas
  • Investigue qué es lo que se puede deducir de los impuestos para asegurarse de conservar los originales de estos registros. (Véase la sección “Más información de la Sociedad Americana Contra El Cáncer” para el número de teléfono de IRS).

Equipo de redactores y equipo de editores médicos de la Sociedad Americana Contra El Cáncer

Nuestro equipo está compuesto de médicos y enfermeras con postgrados y amplios conocimientos sobre el cáncer, al igual que de periodistas, editores y traductores con amplia experiencia en contenidos médicos.

Conjuntamente con la Sociedad Americana Contra El Cáncer, a continuación se indican otras fuentes de información y apoyo.

Medicaid and CHIP – US Department of Health and Human Services
Línea telefónica gratuita: 1-877-696-6775
Sitio Web: www.medicaid.gov/index.html

Internal Revenue Service
Teléfono sin cargos: 1-800-829-1040
TTY: 1-800-829-4059
Sitio Web: www.irs.gov

    Responde preguntas acerca de impuestos, formularios y recomienda asistencia gratuita para aquellas personas que reúnen los requisitos.

National Association of Insurance Commissioners
Línea telefónica gratuita: 1-866-470-6242
Sitio Web: http://naic.org/state_web_map.htm

    Ofrece información de contacto de la Comisión de Seguros de su estado (también llamado Departamento de Seguros). Usted puede comunicarse con la Comisión de Seguros para información sobre seguros y reglas específicas a su estado y averiguar qué puede hacer acerca de problemas con su plan médico.

Patient Advocate Foundation (PAF)
Teléfono sin cargos: 1- 800-532-5274
Sitio Web: www.patientadvocate.org

    Esta fundación cuenta con la asistencia de administradores de casos, médicos, y abogados para trabajar en conjunto con el paciente y su compañía de seguro médico, empleador y/o acreedores para resolver problemas relacionados con la cobertura médica, retención del empleo y/o problemas por cuentas por pagar debido al diagnóstico. Para pacientes de cáncer en tratamiento o aquellos con menos de dos años sin recibir tratamiento.

Last Medical Review: December 3, 2015 Last Revised: December 3, 2015

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